Poste d’adjoint (e) administratif (ive)

Adjoint (e) administratif (ive)

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative a la mission de soutenir et d’appuyer la direction dans l’exécution de l’ensemble des tâches administratives. De plus, il ou elle collabore étroitement avec tous les titulaires de postes dans l’entreprise afin de les accompagner dans le traitement administratif et bureautique de leurs divers projets et mandats.

RESPONSABILITÉS

Offrir un soutien administratif :

  • Accueillir et diriger les clients et les fournisseurs vers les bonnes ressources et répondre avec diligence et qualité à toutes les communications
  • Assurer la gestion et le suivi des appels téléphoniques, des correspondances électroniques et des correspondances papier et assurer leur distribution à l’interne ou à l’extérieur
  • Assister la direction, les chargés de projets, les adjoints et la comptabilité dans l’accomplissement de diverses tâches administratives telles que l’entrée de données, le classement, les correspondances, les réservations nécessaires lors du déplacement du personnel, les recherches, la production de documents numériques
  • Gérer les agendas de la direction selon les besoins et planifier des rencontres si requises
  • Coordonner la logistique des réunions et des formations, et préparer de façon proactive le matériel et les outils nécessaires à celles-ci
  • Procéder aux inscriptions pour les formations à l’extérieur
  • Assurer la logistique du service des communications en publiant, entre autres, sur le site Internet, le Facebook et la page LinkedIn de l’entreprise
  • Imprimer les plans ou les autres documents à présenter aux clients
  • Assurer l’inventaires des fournitures de bureau et procéder aux commandes de celles-ci lorsque nécessaire
  • Produire des offres de services ou entrer des offres déjà produites par les représentants agricoles dans le logiciel Casserole

Gestion des comptes à recevoir :

  • Préparer la facturation, en collaboration avec les différents chargés de projets
  • Envoyer des factures aux clients
  • Préparer et envoi des états de compte
  • Assurer la réception des chèques et des virements bancaires et les appliquer dans le programme Casserole
  • Assurer le suivi auprès des clients et recouvrement